Gjør arbeidsdagen enklere med Microsoft 365 Copilot

Hva er Microsoft 365 Copilot og hvordan kan det hjelpe deg?

KI-generert podkast om Microsoft 365 Copilot (engelsk)

Microsoft 365 Copilot er en innovativ AI-assistent integrert direkte i de velkjente Microsoft 365-applikasjonene. Denne kraftige assistenten drives av avanserte språkmodeller (LLMs) og er koblet til organisasjonens Microsoft Graph-data, som inkluderer dokumenter, e-poster, kalender og mer. Copilot er designet for å bidra til økt kreativitet, forbedret produktivitet og utvikling av ferdigheter på en måte som oppleves naturlig og intuitiv.

Copilot er mer enn bare en tradisjonell chatbot; det er en integrert del av verktøyene som allerede brukes daglig, noe som forenkler implementeringen i den daglige arbeidsflyten. Ved å være koblet til Microsoft Graph, har Copilot tilgang til relevant informasjon fra den enkeltes arbeidshverdag. Dette gir mer kontekstuelle og nyttige svar og forslag enn en generell AI-modell ville vært i stand til. Mange ansatte kan være skeptiske til nye, separate AI-verktøy. Ved å integrere Copilot direkte i Microsoft-applikasjonene som allerede er en del av arbeidsdagen, reduseres motstanden mot å ta i bruk denne teknologien. Tilgangen til intern data via Microsoft Graph gjør også at Copilot kan gi mer spesifikk og relevant hjelp, skreddersydd for den enkeltes arbeidssituasjon. Dette kan potensielt føre til raskere aksept og en bedre avkastning for selskapet som investerer i Copilot.

I den daglige arbeidshverdagen kan Copilot bli en verdifull ressurs som bidrar til å spare tid ved å automatisere rutineoppgaver. Copilot kan bistå med alt fra å skrive et første utkast til et dokument og oppsummere lange e-posttråder, til å analysere data i et regneark. Den kan også hjelpe med å komme i gang med vanskelige oppgaver, som for eksempel å strukturere en presentasjon eller finne de rette ordene i en viktig e-post. Med Copilot får man raskt tilgang til informasjon og verdifull innsikt fra egne dokumenter og data, noe som kan bidra til å ta bedre beslutninger og jobbe mer effektivt. For de som jobber i team, kan Copilot også forenkle samarbeidet ved å oppsummere innholdet i møter og chat-samtaler, slik at alle holder seg oppdatert.

Mange arbeidstakere opplever tidspress og kan føle seg overvelmet når de står overfor store eller nye oppgaver. Ved å demonstrere hvordan Copilot kan redusere tiden som brukes på repeterende oppgaver og hjelpe med å overkomme den innledende fasen av en oppgave, blir verdien av verktøyet tydeligere. Denne hjelpen med å komme over «blank side»-syndromet er spesielt relevant, da mange kan finne det vanskelig å starte på nye prosjekter eller dokumenter. Copilot fungerer som en «partner» som kan kickstarte disse prosessene og dermed redusere den mentale belastningen ved å starte fra scratch. Redusert tid brukt på rutineoppgaver kan frigjøre tid og energi som kan rettes mot mer strategisk og meningsfullt arbeid. Hjelp med å starte oppgaver kan også redusere tendensen til å utsette vanskelige oppgaver, noe som igjen kan føre til økt produktivitet og en mer effektiv arbeidsdag. Samlet sett kan dette føre til en mer produktiv og engasjert arbeidsstyrke i hele organisasjonen.

Kom i gang med Copilot i dine Microsoft 365-apper

Det er enklere enn man kanskje tror å begynne å bruke Copilot. Assistenten er integrert i de Microsoft 365-appene man allerede kjenner og bruker daglig, som Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Teams. Man kan også få tilgang til Copilot via Copilot Chat i selve Microsoft 365-appen eller direkte via nettleseren på Microsoft365.com/copilot. I mange av disse applikasjonene vil man også finne et eget Copilot-ikon som gir direkte tilgang til funksjonene. Ved å fremheve hvor lett det er å finne og få tilgang til Copilot i de eksisterende verktøyene, blir det mindre skremmende å prøve det ut. Ansatte er allerede vant til å navigere i disse applikasjonene daglig. Å vise at Copilot er lett tilgjengelig innenfor disse kjente grensesnittene gjør det mer naturlig å utforske de nye mulighetene som AI-assistenten tilbyr.

Når man bruker Copilot, kommuniserer man med den ved hjelp av naturlig språk, akkurat som man ville snakket med en kollega. Disse instruksjonene kalles «prompts». Det er lurt å starte med enkle spørsmål eller forespørsler for å bli kjent med hvordan Copilot fungerer. Husk at prosessen ofte er iterativ, noe som betyr at man kanskje må forbedre eller justere prompten basert på de første resultatene man får. Det anbefales å eksperimentere med ulike typer prompts for å se hva Copilot er i stand til å gjøre. Å understreke viktigheten av gode prompts og den iterative prosessen hjelper brukerne med å forstå hvordan de kan kommunisere effektivt med AI-assistenten. AI er avhengig av klare og tydelige instruksjoner for å kunne gi de beste resultatene. Ved å forklare hvordan man lager gode prompts og at man ofte må justere dem for å få det ønskede utfallet, gir man brukerne en følelse av kontroll og hjelper dem med å ha realistiske forventninger til hva Copilot kan levere. Dette kan igjen føre til mer effektive resultater fra Copilot og økt engasjement blant brukerne.

Eksempler på hvordan Copilot forenkler arbeidsdagen:

La oss se på noen konkrete eksempler på hvordan Microsoft 365 Copilot kan gjøre hverdagen enklere i de ulike applikasjonene.

I Word:

Copilot i Word kan være din personlige skriveassistent, hjelpe deg med å oppsummere lange dokumenter og forbedre kvaliteten på tekstene dine.

Skrivehjelp: Har du en vag idé eller noen stikkord? Copilot kan hjelpe deg med å generere et første utkast. Du kan for eksempel gi prompten: «Skriv et to siders prosjektforslag basert på data fra [dokument] og [regneark]». Eller kanskje du trenger hjelp med å formulere en stillingsbeskrivelse? Du kan for eksempel skrive: «Lag et utkast til en stillingsbeskrivelse for en prosjektleder». Copilot kan også hjelpe deg med å få nye ideer til innhold dersom du føler deg fastlåst, eller til og med hjelpe deg med å lage struktur ved å generere lister og agendaer.
Oppsummering: Har du et langt dokument du ikke har tid til å lese i sin helhet? Copilot kan raskt oppsummere de viktigste punktene for deg. Du kan for eksempel be den om å: «Oppsummer dette dokumentet i tre avsnitt». Dette kan spare deg for mye tid og hjelpe deg med å raskt få oversikt over innholdet.
Forbedring av dokumenter: Trenger du å gjøre et avsnitt mer konsist? Eller kanskje tonen i dokumentet ikke er helt riktig? Copilot kan hjelpe deg med dette også. Du kan for eksempel be den om å: «Gjør dette avsnittet mer profesjonelt». Den kan også omskrive tekst for å gjøre den klarere og mer engasjerende, gi deg forslag til bedre overskrifter, og til og med sjekke for grammatikk- og rettskrivingsfeil.

Copilot kan redusere tiden man bruker på skriving og redigering i Word betydelig. Funksjoner som å justere tonen i et dokument og å oppsummere lange tekster kan være spesielt nyttige i en travel arbeidshverdag. Mange ansatte bruker mye tid på å formulere e-poster, rapporter og andre viktige dokumenter. Ved å vise konkrete eksempler på hvordan Copilot kan hjelpe med både å produsere nytt innhold og å forbedre eksisterende tekst, blir den praktiske nytten av verktøyet tydelig. Raskere dokumentproduksjon kan føre til økt produktivitet og frigjøring av tid som kan brukes på andre viktige oppgaver. I tillegg kan bedre formulering og en mer passende tone i dokumentene forbedre den generelle kommunikasjonen.

I Excel:

Copilot i Excel kan hjelpe deg med å analysere data, visualisere informasjon og håndtere formler på en enklere måte.

Dataanalyse: Trenger du å trekke innsikt fra et stort datasett, men mangler den manuelle tiden eller den tekniske ekspertisen? Copilot kan hjelpe deg med å identifisere trender og mønstre uten at du må gjøre omfattende manuell analyse. Du kan for eksempel spørre: «Vis rating etter produkt», eller «Hvilket produkt solgte mest i California?». Copilot kan også oppsummere tekstdata som ligger i et regneark. For eksempel kan du be den om å: «Oppsummer tilbakemeldingen i dette arket». Du kan også stille spørsmål om dataen din i vanlig språk, for eksempel: «Hvor mange kvinner i denne listen ble født på 1800-tallet?».
Visualisering: Copilot kan foreslå de mest effektive måtene å visualisere dataen din på, ved å anbefale de beste diagrammene og grafene. Den kan også lage disse visualiseringene automatisk for deg. For eksempel kan du be den om å: «Vis omsetning kun etter år og merke i en tabell», eller «Hent de 5 beste produktene basert på beløp og vis i et stolpediagram».
Formler: Sliter du med å huske eller skrive komplekse Excel-formler? Copilot kan generere formler basert på beskrivelser du gir i naturlig språk. For eksempel kan du be den om å: «Legg til en kolonne for kvartal og år fra datoen». Hvis du kommer over en formel du ikke forstår, kan Copilot også forklare hvordan den fungerer. Du kan for eksempel spørre: «Kan du forklare denne formelen?». I tillegg kan Copilot hjelpe deg med å lage betinget formatering for å fremheve viktig data i regnearket ditt. For eksempel: «Uthev cellene i Kolonne Beløp med rødt hvis verdiene overstiger gjennomsnittet i Kolonne Beløp».

Copilot kan gjøre dataanalyse i Excel tilgjengelig for alle ansatte, selv de uten dyp teknisk kunnskap. Ved å kunne stille spørsmål i naturlig språk og få hjelp med å generere formler og visualiseringer, kan alle trekke verdifull innsikt fra regnearkene sine. Dette sparer tid og reduserer risikoen for manuelle feil. Mange ansatte jobber daglig med data i Excel, men kan mangle den spesialiserte kunnskapen som kreves for avansert analyse eller for å lage effektive visualiseringer. Ved å demonstrere hvordan Copilot kan bistå med dette gjennom et enkelt og intuitivt grensesnitt basert på naturlig språk, blir det et kraftfullt verktøy for alle. En bedre forståelse av data i hele organisasjonen kan føre til mer informerte beslutninger på alle nivåer.

I PowerPoint:

Med Copilot i PowerPoint kan du raskt og enkelt opprette engasjerende presentasjoner fra ideer eller eksisterende dokumenter.

Opprettelse av presentasjoner: Har du en idé til en presentasjon, men mangler tiden eller inspirasjonen til å starte? Copilot kan hjelpe deg med å lage en helt ny presentasjon fra bunnen av basert på en enkel prompt. Du kan for eksempel skrive: «Lag en presentasjon om viktigheten av kunstig intelligens i 2024», eller «Lag en salgspresentasjon for en teknisk oppstart kalt Infotech for å imponere potensielle investorer og sikre investeringer». Hvis du allerede har et Word-dokument eller en PDF-fil med relevant informasjon, kan Copilot også generere en presentasjon basert på dette. Du kan for eksempel gi prompten: «Lag en presentasjon basert på følgende fil: [OneDrive-lenke til Word-dokument]». Copilot kan også hjelpe deg med å velge passende temaer og layout for presentasjonen din og til og med foreslå og legge til relevante bilder.
Redigering og forbedring: Trenger du å legge til flere slides? Copilot kan generere nye slides basert på en prompt. Har du en lang presentasjon du trenger å få oversikt over? Copilot kan oppsummere de viktigste punktene for deg. For eksempel kan du be den om å: «Oppsummer denne presentasjonen i tre punkter». Du kan også bruke Copilot til å organisere presentasjonen din på en bedre måte, legge til notater til presentasjonen for å hjelpe deg under fremføringen, og til og med endre rekkefølgen på slides ved behov.

Copilot kan drastisk redusere tiden det tar å lage presentasjoner, spesielt ved å kunne konvertere eksisterende dokumenter til ferdige slides. Dette er en stor fordel for ansatte som ofte må presentere informasjon, da det frigjør verdifull tid og gjør prosessen mye mer effektiv. Mange ansatte opplever det som tidkrevende å skape engasjerende og profesjonelle presentasjoner. Ved å vise hvordan Copilot kan automatisere store deler av arbeidet, fra å generere innhold og foreslå design til å legge til relevante visuelle elementer, blir det et svært nyttig verktøy. Raskere produksjon av presentasjoner kan føre til mer effektiv kommunikasjon av ideer, strategier og resultater internt og eksternt.

I Outlook:

Copilot i Outlook kan hjelpe deg med å håndtere e-postinnboksen din mer effektivt ved å oppsummere lange tråder, prioritere viktige meldinger og hjelpe deg med å skrive e-poster.

Håndtering av e-post: Er du lei av å scrolle gjennom lange e-posttråder for å finne kjernen i samtalen? Copilot kan oppsummere lange e-posttråder for deg, slik at du raskt får oversikt over de viktigste punktene. Du kan for eksempel gi prompten: «Oppsummer denne e-posttråden». Dette hjelper deg